Hörselsmarta distansmöten

Möte i textform? Eller ett möte med bild och ljud – och kanske även skrivtolkning eller teckenspråkstolkning? Det finns flera vägar att gå för er som ska ha distansmöte där en eller flera deltagare har en hörselnedsättning.

Nedan ger vi några tips om hur ni kan komma igång med chattmöten och videomöten i en arbetsgrupp, en styrelse eller liknande, mindre grupp.
För att komma fram till vad som passar just er, fundera först på:

• Vilka tekniska förutsättningar har deltagarna (till exempel tillgång till dator/smart telefon, internetuppkoppling)
• Vilka tillgänglighetsbehov har deltagarna (tolkning, avläsning, ljud, tillgång till hörhjälpmedel)
• Hur vana är deltagarna att hantera appar, dator med mera (möjligheter att få praktiskt stöd)

Det kan kännas som en utmaning att prova distansmöte första gången. Men många överraskas av att det är lättare än vad de först trodde och tycker att det är riktigt roligt. Så varför inte försöka?

Du som har Microsoftprogram på din dator har dessutom tillgång till bra autotextning live på svenska i både Teams och PowerPoint när ni har distansmöten.Tipsa om detta till era mötesdeltagare på distansmötet. Se till att du har svenska aktiverat som talspråk, annars blir det tokigt!

En ”chatt” är ett textbaserat samtal, där alla skriver istället för att tala.
Flera personer kan delta och utbyta korta textmeddelanden med varandra i ett chattverktyg på webben eller i en app. Här ser alla vem som skriver vad och kan lätt gå bakåt i konversationen för att se vad som har sagts. Det här innebär att ett chattmöte är både tillgängligt och enkelt att komma igång med.

Vad behövs för ett chattmöte?

Allt som behövs är att deltagarna har smart telefon, surfplatta eller dator med den plattform (app eller programvara) ni väljer att använda.

Att tänka på:

• Att skriva på mobil/surfplatta går olika snabbt för olika personer. Ha därför tålamod och skapa en vänlig atmosfär under mötet, så kommer det att flyta på bra. När någon skriver så syns det små ”prickar” hos er andra – låt personen skriva klart sitt inlägg innan ni svarar. Det är som att låta någon prata till punkt i ett muntligt samtal.
• Ett chattmöte kan bli rörigt, om deltagarna hamnar i otakt. Till exempel om någon går vidare till ett nytt ämne medan andra fortfarande skriver svar på ett tidigare inlägg – plötsligt avhandlas flera saker samtidigt. Även vid chattmöten är det därför viktigt att ha en mötesledare som ser till att alla hinner med och att deltagarna ”talar” en i taget.

Att kunna se den som talar underlättar för de flesta hörselskadade, eftersom det blir möjligt att avläsa som stöd. Ett videomöte är därför oftast mer tillgängligt än ett telefonmöte, eftersom alla som deltar syns i bild. Ofta går det också att ändra storlek på bilderna, så att det blir lättare att avläsa den som talar.

Du som har Microsoftprogram på din dator har tillgång till bra autotextning live på svenska i både Teams och PowerPoint-  Aktivera autotextning redan på nästa möte. I en del plattformar för videosamtal är det också möjligt att ha med skrivtolkning eller teckenspråkstolkning.

Vad behövs för ett videomöte?

Ett videomöte förutsätter att deltagarna har

• Bra internetuppkoppling: Viktigt för bra ljud- och bildkvalitet.
• Smart telefon, surfplatta eller dator med kamera och mikrofon: Oftast har bärbara enheter inbyggd kamera och mikrofon, medan stationära datorer kan behöva kompletteras med lös kamera och mikrofon.
• Bra ”in-ljud”: Hur kan du höra ljudet så bra som möjligt? Hörlurar, halsslinga och andra hörhjälpmedel – olika lösningar passar olika personer.
• Bra ”ut-ljud”: Ljudkvaliteten på din röst blir bättre om mikrofonen är nära munnen.

Skrivtolkning är ett oerhört bra stöd i videomöten där en eller flera deltagare har en hörselnedsättning. Även om ljud och bild inte är helt perfekt kan det då gå bra att hänga med i mötet.

”Dela skärm”

På de videoplattformar som listas ovan finns funktionen ”Dela skärm”. Det innebär att skrivtolkarna kan vara med på mötet på distans och skriva allt som sägs så att det syns på deltagarnas skärmar. Men vilka plattformar skrivtolkarna kan och får arbeta i varierar mellan olika regioner. En hel del tolkcentraler och tolkar har inte heller kommit igång med skrivtolkning av distansmöten.

Prata med tolkcentralen

Det är därför bra att ta kontakt med regionens tolkcentral i god tid före ert videomöte och ha en dialog. Om de är vana kan de tala om vilken plattform de gärna jobbar i och vägleda er på ett bra sätt. Om de inte har tolkat distansmöten tidigare hinner de ta kontakt med mer vana kolleger i andra delar av landet och förbereda sig.
Gör gärna ett test tillsammans med tolkcentralen i förväg, så vet ni att allt fungerar som det ska. Det känns bra för både er och tolkarna!

Våga boka skrivtolkning!

Dra er inte för att boka tolkning av ett distansmöte, bara för att tolkcentralen inte har gjort det tidigare. Hjälp dem att bryta ny mark! Ni har rätt till tolk, oavsett om mötet är fysiskt eller på distans. I dag finns det bra lösningar och gott om kunskap hos tolkcentraler/tolkföretag på flera håll i landet.

TSS- eller teckenspråkstolkning av distansmöten

Tolk via tolkcentralen

Självklart kan ni även boka teckenspråkstolkning eller TSS-tolkning av ett distansmöte. Principen är då densamma som vid skrivtolkning, att tolkarna delar en bild med deltagarna i videomötet genom funktionen ”Dela skärm”. Kolla med tolkcentralen vilka plattformar för videomöten tolkcentralen kan koppla upp sig mot. Tolkning via tolkcentralen måste alltid förbokas. Kontaktuppgifter till regionernas tolkcentraler hittar du på www.tolkcentralen.se

Bildtelefoni.net

Tvåpartsmöten mellan telefon och bildtelefon kan tolkas till teckenspråk via förmedlingstjänsten biltelefoni.net. Det är inte möjligt att använda bildtelefoni.net till andra plattformar för videomöten. Biltelefoni.net kan inte förbokas. Läs mer om bildtelefoni.net på hörsellinjen.se samt på bildtelefoni.net.

Vad du behöver som hörselskadad för att delta i ett videomöte varierar givetvis. Ett gott råd är därför att ha ett testmöte i förväg där ni i lugn och ro kan prova hjälpmedel, avläsning och kanske även skrivtolkning. Tillsammans  kan ni hitta vägen till ett väl fungerande möte.

 ”Lyssnings-ljudet”: Hörteknik för ljudet som kommer till dig

”Lyssnings-ljudet” är ljudet som kommer till dig när du har ett videomöte. Några vanliga möjligheter för att förstärka och förbättra ljudet är:

• Högtalare: För dig som inte använder hörapparater, men behöver förstärkning.
• Hörlurar: För dig som inte använder hörapparater, men behöver förstärkning. Med lurar kommer ljudet närmare än med en högtalare.
• Olika hörhjälpmedel för dig som har hörapparater och/eller cochleaimplantat och ska lyssna på smart mobil, surfplatta eller dator. 

”Mikrofon-ljudet”: Mikrofoner – och mikrofonvett

Även du som pratar måste försöka se till att du hörs bra. Smarta telefoner och bärbara datorer har inbyggd mikrofon. En del är ganska ok, andra fungerar inte alls. Men ljudet blir bättre om du talar nära mikrofonen, därför kan det vara bra att koppla in en extern mikrofon. Det finns lösningar för att koppla in både halsslinga och extern mikrofon i datorns hörlursuttag. Kontakta Hörsellinjen för mer information

Mikrofonkvaliteten kan variera mycket mellan olika lurar/headsets. Men hur ni hanterar mikrofonen spelar också stor roll för ljudkvaliteten. Det handlar helt enkelt om att ha lite sunt ”mikrofonvett”:

• Tala nära mikrofonen
• Tala lugnt och tydligt
• Se till att inga kläder, smycken eller annat skrapar mot mikrofonen.
• Stäng av/tysta mikrofonen när du inte talar, så minskar risken för störande ljud.

Huvudregeln är: Alla ska vara delaktiga! Det gäller i lika hög grad vid möten på distans som vid fysiska möten då vi träffas.

Innan mötet

• Ha en plan: Kom överens om dagordning/hållpunkter för mötet; om samtalet har en tydlig struktur blir det lättare att följa. Begränsa också mötestiden, eftersom distansmöten kan vara tröttande. Ta paus om mötet är mer än 50 min.
• Informera tolkarna: Om mötet tolkas, se till att tolkarna får dagordning, mötesmaterial med mera.
• Ljudmiljö: Slå av tv:n, stäng dörren, skruva av fläkten… Minimera störande bakgrundsljud.
• Belysning: Ha jämnt och bra ljus på ditt ansikte. Sitt inte med fönster eller andra starka ljuskällor bakom dig.
• Bakgrund: Det är lättare att avläsa om bakgrunden är lugn, inte brokig,

När mötet inleds

• Kontrollrunda: Inled med presentationsrunda då ni kontrollerar hur ni syns och hörs, samt justerar bild och ljud.
• Mötesledare: Utse en mötesledare, om ni inte redan har gjort det. Mötesledaren fördelar ordet, startar och avslutar varje punkt, sammanfattar diskussionen efter varje punkt, kontrollerar att alla hänger med.
• Minnesanteckningar: Utse någon att föra korta minnesanteckningar. Det är en trygghet att kunna gå tillbaka och kontrollera vad som har sagts.

Under mötet:

• Ta ordet: Vinka när du vill prata och vänta på din tur
• Säg ditt namn: Börja varje inlägg med att säga ditt namn, till exempel: ”Stina här, jag tycker….”
• Mikrofonvett: Prata nära mikrofonen, lugnt och tydligt. Se till att inga kläder eller smycken skrapar mot mikrofonen. Stäng av mikrofonen när du inte talar, för att minimera störande ljud.
• Var synlig: Tänk på att hela tiden vara väl synlig i bild.
• Följ skrivtolkningen: Håll ett höga på skrivtolkningen när du talar, så ser du om tolkningen hinner med.

Efter mötet:

Skriv till varandra efter mötet och utvärdera: Vad fungerade bra? Vad fungerade mindre bra? Stäm av vad som behöver åtgärdas, och vem som gör det. Ta med de positiva erfarenheterna till nästa möte!

Det finns en uppsjö av appar och verktyg för chattmöten. Här är några tips.

WhatsApp är en gratisapp för gruppkonversationer för smarta telefoner. (WhatsApp finns även som programvara för PC och Mac samt går att komma åt via datorns webbläsare. Dock är dessa vägar inte speciellt användarvänliga. App till iPad och surfplattor med Android saknas.)
Det finns möjlighet till både röst- och videosamtal i WhatsApp, men det går inte att få med skrivtolkning i ett videosamtal.

Så här kommer du igång med WhatsApp (PDF)

Facebook Messenger är ett chattverktyg som är bra för gruppkonversationer och fungerar i smarta telefoner, surfplattor och datorer.
Det finns möjlighet till både röst- och videosamtal i Messenger, men det går inte att koppla in en bild med skrivtolkning i ett videosamtal.

Tips: När du chattar i Facebook på datorn kan du gå till vyn med bara chattar. Där är det betydligt lättare än i ett vanligt chattfönster att få en överblick över ett samtal. Du kommer åt vyn på flera sätt: klicka på de tre prickarna, “Alternativ”, i det ordinarie chattfönstret och välj “Öppna i Messenger” eller gå direkt till facebook.com/messages.

Andra chattplattformar

Det går att ha chattmöten även i Google Hangouts och Skype.
I arbetslivet används ofta Teams, en plattform för chatt, videosamtal och telefonsamtal med mera.

Det finns flera olika plattformar och programvaror för videomöten, som alla har olika för- och nackdelar. Ha gärna ett litet testmöte innan det planerade mötet och prova ett par olika alternativ, för att se vilken plattform som passar er bäst.

Dela skärm – viktig funktion vid skrivtolkning

Om ni vill ha skrivtolkning i ert videomöte är det viktigt att ni använder en plattform med funktionen ”Dela skärm”. Då kan skrivtolken dela sin skärm med skrivtolkningen, så att alla som deltar på mötet kan se texten.

Här är några tips på plattformar där det är möjligt att ”dela skärm” och ha med skrivtolkning:

Zoom är en populär plattform, där skrivtolkningen även kan visas på textremsa, inte bara på delad skärm. Det är en fördel när ni till exempel vill visa PowerPoint-bilder under ett distansmöte. I dagsläget är Zoom ensamma om funktionen med textremsa och det gör Zoom särskilt intressant för många hörselskadade.

Men det finns också nackdelar. Zoom är bara gratis om mötet varar i max 40 minuter och om ni är tre personer eller fler. Efter det kostar det pengar. Det räcker emellertid med att den som bjuder in till mötet är betalande – övriga deltagare deltar då kostnadsfritt.

Så här skapar du Zoom-möten – för mötesorganisatörer (PDF)
Så här kommer du igång med Zoom – för mötesdeltagare (PDF)

Skype är en populär plattform. Den är gratis, men kräver att användaren har ett Skype-konto. Skype finns som programvara till datorer, men fungerar även i webbläsare, till exempel i Google Chrome. Skype finns även som app till smarta telefoner.

Så här kommer du igång med Skype (PDF)

Google Meet är gratis, men kräver att du har ett Googlekonto. Alla som har en mejladress med gmail.com i slutet har redan ett Googlekonto, annars är det enkelt att skapa ett konto. Du behöver ingen speciell programvara på din dator för att delta i Google Meet-möten – du använder bara en webbläsare (Google Chrome fungerar bäst). Google Meet finns även som app för iPhone och Android. Google Meet har ersatt Google Hangouts för videosamtal. Läs mer om Google Meet här.

Så här kommer du igång med Google Hangouts (PDF)
(Google Meet fungerar snarlikt som den tidigare tjänsten Google Hangouts gjorde. Manualen går att använda även för Google Meet.)

Starleaf är ett mötesverktyg som kan användas utan kostnad av HRFs föreningar och distrikt. då HRF har ett abonnemang som omfattar hela organisationen. Information om hur det går till att ordna distansmöten i Starleaf har skickats till alla postmottagare i föreningar och distrikt.

En fördel med Starleaf är att de som bjuds in att delta på ett möte inte behöver ladda ner någon programvara. Det räcker med att öppna mejlet från den som bjuder in till mötet, klicka på en länk och sedan öppnas mötet direkt i en webbläsare (detta gäller Google Chrome och Firefox).

På HRFs intranät Hörnet finns anvisningar om hur ni kommer igång med Starleaf.

Andra videoplattformar

Microsoft Teams är en vanlig plattform för samarbete i arbetsgrupper. I Teams finns möjlighet till chatt- och videomöten. Är det endast videomöten ni vill arrangera är andra plattformar, som StarLeaf, Skype och Hangouts, enklare att komma igång med. Du som har Microsoftprogram på din dator har tillgång till bra autotextning live på svenska i både Teams och PowerPoint. Tolkcentraler i vissa regioner erbjuder endast skrivtolkning av möten i Teams. På HRFs intranät Hörnet finns anvisningar om hur ni kommer igång med videomöten i Teams.

I dag är det enkelt att texta! Tack vare autotextning baserad på AI-teknologi är det snabbt och enkelt att slå på automatisk textning i olika videomöten.

Autotextning på svenska i Teams och PowerPoint

I de flesta program räcker det att gå till inställningar/åtgärder och välja aktivera live undertexter (på engelska: closed captioning). Ibland kan du behöva ändra språkinställningar så att programmet förstår att du pratar på svenska.

Du som har Microsoftprogram på din dator har tillgång till bra autotextning live på svenska i både Teams och PowerPoint.  Om du deltar på ett vidoemöte där talaren använder PowerPoint kan du be föreläsaren att aktivera undertexter live på svenska i sin pressentation så kan alla ta del av undertexter. Med live undertexter kan du även få översättning till textad svenska från andra större språk.

I Zoom finns livetextning endast på engelska.

Inljud: Ljudet som kommer till dig – till exempel röster från ett videomöte du deltar i.

Utljud: Ljudet som går ut från dig – till exempel det du säger i mikrofonen till de andra deltagarna i videomötet.

Parkoppla: Att trådlöst koppla dina hörlurar eller andra hörhjälpmedel till din dator eller smarta telefon med hjälp av Bluetooth (blåtand), det kallas att parkoppla. Du parar helt enkelt ihop två enheter, utan att använda sladd. På datorn eller i din smarta telefon gör du det i Bluetooth-panelen under Inställningar. Se manualen för ditt hörhjälpmedel för instruktioner om parkoppling (=”pair” på engelska)

Webbläsare: Programvaran i din dator som du använder för att surfa på internet. Google Chrome är en vanlig webbläsare – och den som brukar fungera bäst vid videomöten.

Dela skärm: I flera plattformar för videomöten finns funktionen ”Dela skärm”. Det innebär att de som deltar i mötet kan dela en bild från den egna bildskärmen med de övriga mötesdeltagarna. Det kan till exempel vara en PowerPoint-presentation, men också skrivtolkning eller teckenspråkstolkning. Tolken delar då sin ”skärm”, ett fönster med tolkningen, så att alla som deltar kan se den. Alla plattformar för videomöten som listas ovan har denna möjlighet.

Smart telefon: De flesta av dagens mobiltelefoner är så kallade smarta telefoner. Förenklat betyder det att telefonen kan användas för mer än att ringa och skicka sms. Till exempel kan du ladda ner olika appar. Har du en iPhone eller en telefon med Android så har du en smart telefon. Har du en mobil med knappar har du troligen inte en smart telefon.

Plattform: Skype är ett exempel på en plattform. Du kan använda Skype på olika enheter, som din smarta telefon, surfplatta eller dator. Här finns flera funktioner – du kan ringa röstsamtal, ha videosamtal och chatta. Skype är mer än en programvara för datorn eller en app. Skype är en plattform.